Guide d'utilisation d'Import Tool for HelloAsso

Partie 1

Utilisation

Ce que permet l'outil

Import Tool for HelloAsso est une extension de Google Sheets™ destinée aux associations qui utilisent HelloAsso. Elle récupère les données de vos formulaires (adhésions, événements, dons, boutique…), les nettoie, les met en forme et les écrit directement dans votre classeur, sans manipulation manuelle d'exports. Elle permet de :

• vous connecter à votre association HelloAsso, en Production ou en Sandbox (environnement de test de HelloAsso), détectés automatiquement ;
• importer un ou plusieurs formulaires d'un seul coup, sous quatre présentations : Brute, Résumé, Gestion et Finance ;
• personnaliser le nettoyage, l'ordre des colonnes et la mise en forme de chaque présentation ;
• actualiser en quelques clics les feuilles déjà importées ;
• partager une connexion avec les autres personnes du classeur sans leur révéler vos identifiants ;
• partager vos réglages d'import d'un classeur à un autre ;
• reporter dans une feuille les présences d'un événement à partir d'un fichier CSV.

Installation

L'extension s'installe depuis le Google Workspace Marketplace, directement dans un Google Sheets™. Une fois installée, elle apparaît dans le menu Extensions de votre feuille de calcul.

Le menu Extensions → Import Tool for HelloAsso propose cinq entrées :

Entrée	Rôle
🔑 Paramètres Connexion	Créer, tester, partager, activer et supprimer vos connexions HelloAsso
📥 Import Formulaires	Importer un ou plusieurs formulaires et régler les imports
🔃 Actualisation Feuille(s) sélectionnée(s)	Mettre à jour des feuilles déjà importées
📋 Import Présences	Reporter les présences d'un fichier CSV dans une feuille
ℹ️ Documentation	Ouvrir cette documentation et la présentation de l'outil

À la première ouverture d'une fenêtre de l'extension, Google vous demande d'autoriser l'application. Elle demande uniquement l'accès au classeur dans lequel vous l'utilisez (aucun autre fichier de votre Drive) et à votre adresse e-mail, utilisée pour identifier l'auteur d'un partage de connexion (voir Partager une connexion).

📷 Ajouter une image d'illustration (l'écran d'autorisation Google, avec la liste des deux autorisations demandées)

Démarrage rapide

1. Configurez la connexion

   Dans 🔑 Paramètres Connexion, ajoutez votre association (organizationSlug, Client ID, Client Secret), cliquez sur Test connexion, puis sur Activer.

2. Choisissez les formulaires

   Dans 📥 Import Formulaires, cochez un ou plusieurs formulaires.

3. Choisissez le type d'import

   Brute, Résumé, Gestion ou Finance.

4. Lancez l'import

   Cliquez sur Importer : une feuille est créée (ou mise à jour) pour chaque formulaire. Pour la rafraîchir plus tard, utilisez 🔃 Actualisation Feuille(s) sélectionnée(s).

Connexion à HelloAsso

Pour importer vos données, l'extension doit s'authentifier auprès de l'API HelloAsso à l'aide d'un organizationSlug, d'un Client ID et d'un Client Secret, propres à votre organisation. Ces informations se configurent dans l'outil 🔑 Paramètres Connexion, qui affiche une carte par connexion.

📷 Ajouter une image d'illustration (la page HelloAsso « Intégration et API » avec le slug dans l'URL, le Client ID et le Client Secret repérés)

Gérer ses connexions

Partager une connexion

Une fois la connexion testée avec succès, cochez la case Connexion partagée. Les autres personnes ayant accès au classeur pourront alors tester, activer et utiliser cette connexion pour leurs propres imports. Pour elles :

• le Client Secret n'est jamais visible et le Client ID est masqué ;
• les champs sont en lecture seule : seul l'auteur peut modifier la connexion ou arrêter de la partager ;
• la mention « 🔗 Partagée par adresse@exemple.fr » indique l'auteur du partage. Cette adresse est visible des personnes du classeur.

📷 Ajouter une image d'illustration (une carte de connexion partagée vue par un non-auteur : champs en lecture seule, ID masqué, mention « Partagée par… », boutons Test connexion et Activer disponibles)

☝️ Règles importantes

Pour qu'Import Tool for HelloAsso puisse retrouver correctement les données et appliquer vos paramètres, certaines informations générées automatiquement doivent rester inchangées.

📄 Les noms des feuilles sont libres

Vous pouvez renommer librement une feuille importée : le lien avec l'import est conservé, et l'actualisation continue de fonctionner. En revanche :

• Dupliquer une feuille dans le même classeur produit une copie non liée à l'import : elle ne peut pas être actualisée. Pour la retrouver, relancez un import depuis 📥 Import Formulaires ;
• copier une feuille vers un autre classeur, ou copier le classeur entier, conserve le lien : la feuille n'est alors actualisable que si vous disposez d'une connexion à la même association et au même environnement ;
• une feuille importée en Sandbox n'est jamais mise à jour par un import en Production, et inversement ;
• les feuilles créées avec d'anciennes versions de l'extension ne peuvent pas être actualisées : refaites simplement un import.

📋 Ne modifiez pas les noms des colonnes

Certains paramètres d'import utilisent les noms des colonnes pour identifier les données. Une modification manuelle des noms de colonnes pourrait donc empêcher certains paramètres — notamment ⤵️ Inclure dans les données des colonnes spécifiques — de fonctionner correctement.

Lancer un import

Depuis le menu Extensions → Import Tool for HelloAsso, ouvrez l'outil 📥 Import Formulaires. La fenêtre liste les formulaires de l'association de votre connexion active.

1. Trouvez vos formulaires

   Utilisez la barre Rechercher un formulaire… et les filtres Type, État, Début ≥ et Fin ≤. Les pastilles d'état reprennent celles de HelloAsso : Public (vert), Private (orange), Draft (gris), Disabled (rouge).

2. Cochez un ou plusieurs formulaires

   Vous pouvez en sélectionner plusieurs et les importer en une seule fois.

3. Choisissez un type d'import

   Les quatre types sont décrits ci-dessous. Personnalisez éventuellement les paramètres d'import.

4. Cliquez sur « Importer »

   Les formulaires sont traités un par un.

Pendant l'import, un indicateur affiche « Feuille i/n : nom du formulaire » et un journal détaille la progression :

• une erreur sur un formulaire n'empêche pas l'import des suivants ;
• le bouton Interrompre arrête le formulaire en cours ; les suivants sont alors indiqués « non traités ».

📷 Ajouter une image d'illustration (l'écran de suivi pendant l'import de plusieurs formulaires : cercle de chargement, « Feuille 2/3 », journal, bouton Interrompre)

À la fin, un résumé indique le nombre de feuilles actualisées ou en échec, le nombre de lignes et le temps total, avec un lien vers chaque feuille. La mention 🆕 signale une feuille créée, ♻️ une feuille mise à jour. Importer à nouveau le même formulaire avec le même type d'import met à jour la feuille existante au lieu d'en créer une autre. La dernière feuille importée devient la feuille active.

📷 Ajouter une image d'illustration (le résumé final avec les mentions 🆕 feuille créée et ♻️ feuille actualisée, et les liens vers les feuilles)

Les types d'import

Quatre types d'import sont proposés en bas de la fenêtre :

Paramètres d'import personnalisés

Une fois un type d'import autre que « Brute » sélectionné, le lien Afficher les paramètres d'import >> s'affiche sous les types d'import. Il fait glisser un panneau de réglages ; << Afficher la sélection de formulaire permet de revenir à la liste. Il est organisé en plusieurs onglets ; les paramètres sont exécutés dans l'ordre — de haut en bas au sein d'un onglet, puis de gauche à droite entre les onglets.

Les réglages sont distincts pour chaque combinaison type d'import × type de formulaire (Event, Shop, Membership, Donation, CrowdFunding, PaymentForm, Checkout), choisie avec la liste « Formulaire » en haut du panneau. Si vous changez la sélection de type d'import ou de formulaire, les paramètres déjà renseignés sont conservés : les paramètres précédemment enregistrés pour cette combinaison vous sont réaffichés automatiquement. Des valeurs par défaut sont fournies.

📷 Ajouter une image d'illustration (le panneau de paramètres ouvert : en-tête avec la liste « Formulaire », les trois onglets Transformation / Ordonnancement / Mise en forme, et les boutons du bas)

Conseils de saisie

• Le bouton + ajoute une ligne de réglage, le ❌ la supprime, et la poignée permet de les réordonner par glisser-déposer.
• Les champs de noms de colonnes proposent des suggestions (« Guide à la saisie ») : ce sont les noms réels des colonnes de vos formulaires HelloAsso, rechargés à chaque ouverture du panneau. Une connexion active valide est nécessaire.
• 🔷 Paramètres par défaut rétablit les réglages d'origine pour la combinaison affichée ; Vider les paramètres 🗑️ les efface.

📷 Ajouter une image d'illustration (un champ de nom de colonne avec sa liste de suggestions déroulée, et une zone de paramètres avec plusieurs lignes ajoutées par « + »)

⤵️ Inclure des colonnes spécifiques

Ce paramètre, disponible dans l'onglet Ordonnancement, permet d'ajouter une colonne aux données HelloAsso, que vous pouvez ensuite remplir directement dans le Google Sheets™. Son contenu est conservé après le prochain import de mise à jour, tant que vous gardez les mêmes éléments dans ce paramètre.

Cela permet d'enrichir les données HelloAsso tout en conservant les informations ajoutées lors des mises à jour suivantes.

Cette conservation repose sur une autre colonne « clé », qui doit contenir des valeurs uniques (sans doublon) et stables dans le temps. On utilise généralement les colonnes items.user.nameKey ou items.id.

Partager ses paramètres d'import

Les boutons ⬆️ (exporter) et ⬇️ (importer) du panneau de paramètres permettent de copier vos réglages d'un classeur à un autre. À ne pas confondre avec le partage de connexion, qui ne transmet jamais d'identifiants.

📷 Ajouter une image d'illustration (la fenêtre d'export avec ses trois zones de cases à cocher, puis la fenêtre d'import avec l'aperçu avant application)

Actualiser des feuilles

Les feuilles déjà importées peuvent être actualisées à tout moment avec l'outil 🔃 Actualisation Feuille(s) sélectionnée(s). Il applique les mêmes paramètres de nettoyage et de mise en forme que lors du premier import. La fenêtre liste, dans l'ordre de vos onglets, les feuilles que vous pouvez actualiser, avec leur formulaire, leur type d'import, l'association, la mention 🧪 Sandbox le cas échéant et l'indication « 🔗 partagée » ou « privée » pour la connexion utilisée.

1. Cochez les feuilles

   La feuille active est pré-cochée ; Tout cocher sélectionne l'ensemble de la liste. (Google Sheets™ ne permet pas aux extensions de lire les onglets sélectionnés avec Ctrl/Maj + clic : la sélection se fait donc dans la fenêtre.)

2. Lancez l'actualisation

   Les feuilles sont traitées une par une, chacune avec la connexion qui lui correspond.

3. Consultez le résumé

   Feuilles actualisées, en échec ou non traitées, avec des liens directs.

• Seules les feuilles pour lesquelles vous disposez d'une connexion (partagée ou à vous) sont proposées. Si la feuille active n'est pas actualisable, la fenêtre en explique la raison (ancienne feuille à réimporter, aucune connexion disponible, feuille non liée à un import).
• Une erreur sur une feuille n'arrête pas les suivantes.
• Interrompre arrête l'actualisation après la feuille en cours ; fermer la fenêtre a le même effet.
• L'extension vérifie que le formulaire existe toujours dans HelloAsso avant d'actualiser.

Import des présences

L'outil 📋 Import Présences permet d'importer, dans un formulaire déjà présent dans votre Google Sheets™, les présences récoltées via l'application mobile HelloAsso Scan, à partir de son export CSV.

1. Récupérez le CSV des présences

   Depuis l'application HelloAsso Scan, exportez le CSV des présences de l'événement concerné. Il doit contenir au minimum les colonnes Nom et Prénom.

2. Ouvrez le tableau concerné

   Allez sur le tableau dont vous voulez importer les présences. Il doit comporter une colonne Inscrit et une colonne nommée Présence (paramétrée via ⤵️ Inclure dans les données des colonnes spécifiques), avec une liste déroulante ❌ / ✅. Les majuscules et les accents des en-têtes n'ont pas d'importance ; les noms de la colonne Inscrit doivent être au format Prénom NOM (par exemple « Claire DUPONT »).

3. Lancez l'outil

   Ouvrez 📋 Import Présences depuis le menu de l'extension.

4. Sélectionnez le CSV

   Choisissez le fichier CSV exporté depuis HelloAsso Scan.

5. Importez

   Cliquez sur le bouton « Importer » : la colonne Présence se remplit automatiquement, avec ✅ si la personne figure dans le CSV et ❌ sinon.

Si une colonne est absente, un message l'indique : « Colonnes manquantes dans la feuille active » (colonnes Inscrit et/ou Présence), « Colonnes manquantes dans le CSV » (colonnes Nom et/ou Prénom) ou « CSV vide ».

Journaux d'exécution

Chaque import génère un journal consultable depuis l'extension, indiquant les opérations effectuées et les éventuelles erreurs rencontrées, ce qui facilite le diagnostic en cas de problème. Le journal est propre à chaque personne et à chaque classeur : plusieurs personnes peuvent importer en même temps sans voir ni mélanger leurs journaux.

Confidentialité et sécurité

• Vos données : elles sont lues auprès de HelloAsso et écrites dans votre classeur Google Sheets™. L'extension n'a pas accès à vos autres fichiers.
• Vos identifiants : le Client Secret n'est jamais affiché de nouveau, ni transmis aux personnes avec lesquelles vous partagez une connexion : elles utilisent la connexion sans jamais le connaître.
• Votre adresse e-mail : elle sert uniquement à identifier l'auteur d'un partage de connexion, et est visible des personnes ayant accès au classeur lorsqu'une connexion est partagée.
• Contenu des cellules : les valeurs importées sont neutralisées pour qu'un texte issu d'un formulaire ne puisse pas s'exécuter comme une formule dans votre feuille.
• Bonne pratique : ne partagez une connexion qu'avec des personnes de confiance ; en cas de doute sur la confidentialité de vos identifiants, régénérez-les dans HelloAsso puis mettez la connexion à jour.

Pour plus de détails, consultez la Politique de confidentialité.

Partie 2

❗ Erreurs / Problèmes courants

Problème d'autorisations

Lors du premier lancement d'Import Tool for HelloAsso, vous devez valider des autorisations Google. Si vous ne l'avez pas fait, vous pouvez réinitialiser ces autorisations pour pouvoir les accepter à nouveau au prochain lancement de l'extension, depuis la page de gestion des accès tiers de votre compte Google : sélectionnez Import Tool for HelloAsso dans la liste, puis réinitialisez les droits liés à cette extension via le bouton « Supprimer tous les liens et arrêter de partager les données… » en bas de page.

Il arrive parfois que, même après validation, Google vous redemande ces autorisations parce qu'il les a réinitialisées de son côté, ou après une mise à jour de l'extension qui modifie les autorisations demandées. Aucune inquiétude : validez-les à nouveau comme la première fois.

OAuth error : error code 1015

Ce message provient d'un problème serveur, côté Google ou côté HelloAsso, indépendant de l'extension. Il n'y a rien d'autre à faire que patienter jusqu'à ce que la situation se rétablisse.

Autres problèmes fréquents